여러분은 아카이브(Archives)에 대해 얼마나 알고 계신가요?
누군가 아카이브와 기록의 차이점에 대해 묻는다면 명쾌하게 대답할 수 있나요?
2022 판 교육 #3 <활동가 아카이브 101, 현장과 아카이브가 만날 때>가 10월 4일(화)~5일(수)에 걸쳐 진행되었습니다.
아카이브의 개념, 역사, 특징부터 실무 적용 방법까지!
알차게 진행된 교육 현장의 이야기를 나눕니다.
2일 차 교육은 실물과 디지털 아카이브 구축·관리, 활용·공유 등 실무에서 활용할 수 있는 방법을 중심으로 진행되었어요.
아카이빙의 시작: 생산, 수집
기록 생산, 수집, 관리의 중요성기록의 생산, 수집, 관리는 왜 중요할까요? 특히, 시민단체의 기록은 업무에 참고하고 활용할 수 있고, 개인이나 조직의 활동을 증거할 수 있기 때문입니다. 또한, 역사적 자료로 활용될 수 있기 때문에 조직의 기록은 사회적 기억으로서 체계적으로 생산, 관리되어야 합니다. 실제로 시민단체가 역사적으로 기여한 행적들이 아카이브를 통해 많이 발견되고 있으니까요.
기록 생산 개요와 유형기록(Records)은 업무수행 과정 중에 자연히 생산되는 것이며, 구성원들이 업무를 통해 결과물을 만들어내는 것인데요. 기록의 생산은 아래와 같이 이루어집니다.
① 누가: 업무담당자, 활동가
② 언제: 업무수행 과정 중, 혹은 업무수행 종결 후
③ 어떻게: 개인 PC 또는 수기로 작성, 전자매체를 활용한 사진, 영상 촬영 등 다양한 유형의 기록을 생산
기록의 유형은 크게 전자·비전자로 나뉘며, 세부적으로는 문서류, 도서간행물류, 사진그림류, 영상음성류, 특수전자기록류, 박물류로 구분됩니다.
<출처: 활동가 아카이브 101 교육 자료 '활동가 아키비스트 툴킷'>
기록관리기준표기록관리기준표는 업무 기능별로 생산해야 할 기록과 보존기한을 명시한 기준표로, 기록을 체계적으로 관리할 수 있도록 도와줍니다. 하지만 표를 계속 업데이트하고, 관리해야 하기 때문에 업무의 과중을 초래할 수 있다는 단점도 있답니다. 그래서 주로 이런 기준표를 만들 때는 컨설턴트에게 자문을 구하는 방법을 추천해요.
기록의 가치평가 기준기록의 가치평가 기준에는 행정적 가치, 증거·정보적 가치, 역사적 가치, 활용적 가치가 있는데요. 여느 홈페이지에서 쉽게 확인할 수 있는 ‘기관 연혁’은 조직의 변천사를 확인할 수 있는 역사적 가치를 지니고 있답니다.
아카이빙의 꽃: 정리, 목록, 분류
기록에 질서를 부여하자정리는 기록에 논리적, 물리적 질서를 부여하는 것으로, 기록의 체계적 관리와 활용기반이 됩니다. 사실 상 아카이빙에 있어 [정리, 목록, 분류] 과정이 가장 중요하므로, 주의 깊게 볼 필요가 있습니다.
정리는 아래와 같이 이루어집니다.
① 누가: 업무담당자 또는 기록관리담당자 / 아웃소싱
② 언제: 일상적 정리(평소 정리), 정기적 정리(분기, 연간 일괄 정리)
③ 어떻게: 실물기록 정리(비전자기록, 파일과 보존상자에 보관하여 라벨 부착), 전자기록 정리(파일명, 폴더명 정리, 바이러스 체크, 저장공간 업로드 등)
실물기록 정리
<실물기록 정리 프로세스 / 출처: 활동가 아카이브 101 교육 자료 ‘활동가 아키비스트 툴킷’>
실물기록 정리 시 문서류는 파일철, 보존상자, 보존박스를 사용하여 정리할 수 있는데요. 여기서 중요한 점은 파일철의 제목은 가급적 구체적으로 작성해야 한다는 점, 철과 보존상자에는 모두 구체적인 관리번호를 적은 라벨링 작업을 해야 한다는 점입니다. 라벨링 작업을 할 때에는 철, 보존상자, 보존박스를 구분할 수 있는 라벨 규칙을 정하는 작업이 선행되어야겠지요?
⦁ 철 식별번호(예: F-0001), 보존상자 식별번호(예: U-0001) 등
문서류 뿐만 아니라 사진·필름류 정리방법도 간단히 소개해 드릴게요. 사진·필름은 인화하여 보관하며, 중요한 사진은 1장당 1장의 보존봉투에 담아서 보관하는 것이 좋다고 합니다. 여기서 깨알 팁을 드리자면 보존 용도에 적합한 것은 산성봉투가 아닌 중성봉투라는 점!
전자기록 정리이번엔 전자기록물 정리방법에 대해 알아볼게요.
① 파일명 규칙은 ‘생산일_활동명(프로그램, 행사 등)_기록유형’ 의 형식으로 정리할 것! 그리고 ‘띄어쓰기’를 하지 않을 것(띄어쓰기 대신 언더바 사용)!
⦁ 예: 20200301_제93차정기총회_회의록.hwp
② 파일포맷은 유형별 권고포맷으로 변환할 것!
⦁ 예: 문서는 PDF/A, 이미지는 JPG, TIFF 등
③ 폴더 구성은 가급적 ‘기능’으로 분류할 것! 활동에 따라 상-하위폴더 구성
⦁ 예: 운영(상위) - 공문처리, 조직(하위)
목록과 분류목록은 생산, 수집한 모든 기록의 목록을 말하며 검색과 활용의 기반이 되는 핵심적인 작업입니다.(예. 보존상자, 박스 목록, 철 목록, 건 목록 등)
분류는 업무기능, 주제, 사업·활동, 인물 중 필요한 항목을 선택하여 사용합니다. 키워드나 태그를 활용한 분류 방법도 있는데요. 환경아카이브 ‘풀숲’ 사례를 참고해 보세요.
⦁ 환경아카이브 ‘풀숲’: https://ecoarchive.org/
디지털화: 보존성과 활용성을 높이자
디지털화 개요와 프로세스디지털화란 실물 기록을 디지털로 변환하는 것이며, 기록의 온라인 서비스와 콘텐츠 개발을 위해 수행됩니다. 디지털화는 많은 시간과 비용이 투입되기 때문에 기관의 실정에 맞는 효과적인 전략을 수립하는 것이 중요합니다. 인화된 사진, 소식지 등이 디지털화의 대상이라고 볼 수 있습니다.
디지털화는 ① 내부 자체진행 시, ② 아웃소싱 시의 두 가지로 나뉘는데요. 그 과정은 아래와 같습니다.
① 자체진행
<출처: 활동가 아카이브 101 교육 자료 ‘활동가 아키비스트 툴킷’>
② 아웃소싱
<출처: 활동가 아카이브 101 교육 자료 ‘활동가 아키비스트 툴킷’>
디지털화 고려사항디지털화 진행 시 활용동의 확보 절차가 필요한데요. 회원단체나 부속기관의 경우라도 온라인을 통한 원문제공과 콘텐츠 제작에 대한 동의여부를 사전에 얻어야 합니다. 이뿐 아니라 개인정보 등 민감한 기록의 여부를 확인하는 것도 중요하겠지요.
보존과 폐기
오랫동안 활용되도록 기반을 마련하자혹시 중요한 기록이나 자료를 잃어버린 경험이 있으신가요? 원본이 삭제되거나 없어진다면?…
기록들을 생산하고 수집하는 과정만큼이나 소장하고 있는 기록들을 장기적으로 잘 관리하고 보존하는 것도 중요합니다. 특히 전자기록은 주기적으로 백업을 해야 안전한 보존과 관리가 가능합니다. 개인PC에 원본을 보관하기보다는 구글드라이브나 NAS, 외장하드 등을 활용하는 것을 추천해요.
덜 중요한 기록을 적절한 시점에 처분하자단체마다 기록 폐기 기준이 마련되어 있어야 합니다. 그 기준에 따라 단체의 기록담당자 및 평가·폐기위원회의 검토와 심사를 거쳐 폐기 절차가 진행됩니다. 개인정보정책, 자료 공개여부, 저작권 등의 기록이슈에 대해 함께 논의하고 방안을 모색하는 것이 좋겠지요.
<출처: 활동가 아카이브 101 교육 자료 ‘활동가 아키비스트 툴킷’>
2일에 걸친 <활동가 아카이브 101> 교육에 참여한 것은 개인적으로 소중한 경험이었습니다. 특히 아카이브 구축이 잘 된 사례와 함께 다양한 아카이브 툴킷에 대한 정보를 알 수 있어, 향후 실무에 잘 적용해 볼 수 있겠다는 생각이 들었어요. 또 기록의 정리 방법과 보존 방법에 대한 내용도 인상 깊었는데요. 내가 속한 조직에서는 과연 효율적으로 기록들이 관리, 보존되고 있는지 확인할 수 있었던 시간이었습니다.
짧은 시간이었지만 알찬 정보를 가득 공유해주신 강사님께 감사드립니다. 아카이브에 관심이 있거나 아카이브 구축에 대한 실무 팁을 더 많이 알고 싶다면 아카이브랩 홈페이지(https://archivelab.co.kr/)를 방문해 보세요.